به عمل کار برآید

شهریورماه ۱۳۹۶، بندر بوشهر - دفتر نظارت بر عملیات و اسکله های بندر بوشهر

عقربه های ساعت، ساعات پایانی اداری را نشان می دهد. هُرم گرمای طاقت فرسای شهریور بوشهر در آن روز گرم سال به همراه شرجی هوا بیداد می کند.
پیرمردی خسته از بروکراسی اداری، عرق ریزان و دوان دوان و از نفس افتاده جهت اخذ تاییدیه و هماهنگی، خود را به دفتر نظارت بر عملیات و اسکله های بوشهر رساند. اوج خستگی و کاغذ بازی های اداری و دستورالعمل های مختلف به همراه گرمای هوا او را دو چندان خسته و پریشان کرده بود.
پیرمرد به محض ورود با عصبانیت هر چه تمام تر همه کاغذهای در دست خود را روی میز ریخت و دقایقی را روی صندلی ولو شد. حال نزار پیرمرد نگاه همکاران را به خود جلب می کند. یکی از همکاران لیوان آبی دستش می دهد و در راستای تکریم ارباب رجوع اقدام می کند. حالش که جا می آید با خوش و بش و گرفتن عکس یادگاری با همکاران خداحافظی می کند و از درب خارج می شود.
با خروج پیرمرد سکوت سنگینی اتاق را فرا می گیرد و هر کدام از همکاران را به فکر وا می دارد. بالاخره یکی از همکاران به حرف می آید. کاش سامانه یا سیستمی وجود داشت که نیازی به حضور ارباب رجوع نبود و امور به صورت الکترونیکی انجام می گرفت.
اولین جرقه زده می شود. هر کدام ایده ای ارایه می دهد و ناخواسته یک طوفان مغزی بین همکاران شکل می گیرد. ایده برآمده از این نشست را با معاون وقت بندری و اقتصادی، آقای شکیبی نسب مطرح می کنند و با حمایت تمام قد ایشان دستور اجرایی شدن آن صادر می شود.
جلسات یکی پس از دیگری شروع می شود. چرخه کار مشخص می شود، فرایندها تعریف می شود. با ترس کنار آمدن با افرادی که در مقابل تغییر مقاومت می کنند، کار به صورت آموزشی مورد بهره برداری قرار می گیرد.
مدت کوتاهی نمی گذرد که رضایت مندی نسبی ارباب رجوع حاصل می گردد. نتیجه به صورت مکتوب به مدیران اداره کل و سازمانی منعکس می گردد. بلافاصله دستور طرح توسعه و اجرایی کردن آن صادر می شود.
ماژول ها تعریف می شود، داشبورد ها ایجاد می شود، دسترسی ها تسریع می گردد، شناسه ها و رمزها صادر می گردد و در اختیار کاربران قرار می گیرد.
با انجام این مهم در مدت کوتاهی، مدیر کارآمد بندر متوجه رضایت مندی مشتریان و تسریع در انجام امور در دفتر نظارت بر عملیات و اسکله ها گردیده است. به همین دلیل در اولین فرصت جهت بازدید این مرکز اقدام می کند.
بازدید سه ساعته از این مرکز آن هم در خارج از وقت اداری صورت می گیرد و کارشناسان دفتر نظارت کلیه فرایندهای ایجاد شده را برای مدیرکل شرح می دهند. بلافاصله محمد شکیبی نسب، مدیر کل دستور عملیاتی کردن و استفاده کلیه شرکت های تخلیه و بارگیری، بارشماری و کشتیرانی از این سامانه را در راستای حذف حضور فیزیکی ارباب رجوع و‌ انجام الکترونیکی امور، افزایش امنیت اسنادی، تسریع در انجام امور جاری را صادر می کند.
در همان نشست سه ساعته، برنامه ریزی بازدید مدیرکل امور بندری به همراه متولیان بندری برای هفته آینده انجام می گیرد .
و بالاخره در تاریخ ...با حضور مدیرکل امور بندری سازمان بنادر و‌ دریانوردی و هیات همراه، همگان شاهد افتتاح اولین مرکز مکانیزاسیون مدیریت عملیات بندری در بندر بوشهر بودند.
پس از آن درخواست سایر بنادر جهت اجرایی شدن و نصب برنامه و فرایند در بنادر خود را نمودند.
اینک دفتر نظارت بر عملیات و اسکله های بندر بوشهر با حضور کارشناسان مجرب امور بندری شاهد عدم حضور فیزیکی ارباب رجوع و انجام کلیه امور به صورت الکترونیکی می باشد.

امین بلالی